Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen i  BAQ Danmark

 

§ 1. AFHOLDELSE AF BESTYRELSESMØDER

Umiddelbart efter valg af bestyrelsesmedlemmer afholder bestyrelsen konstituerende møde og vælger herunder sin formand. Valgproceduren er skriftlig.

Bestyrelsen kan træffe beslutning om, at suppleanten kan deltage i bestyrelsesmøder med en status som observatør. Bestyrelsen afholder møder efter behov, dog mindst 4 gange årligt. Møder afholdes i øvrigt, når formanden skønner det nødvendigt, eller når et andet medlem af bestyrelsen eller en revisor fremsætter begæring herom. Begæringen fremsættes skriftligt til formanden med en redegørelse for baggrunden for ønsket om afholdelse af mødet. Møderne indkaldes af formanden, så vidt muligt med 8 dages varsel. I forbindelse med indkaldelsen fremsendes til hvert bestyrelsesmedlem dagsorden og samt det bilagsmateriale, der skal anvendes på mødet. Køb og salg af sæd er altafgørende for foreningens økonomi. Derfor er alle forhold vedr. sæd, det værende sig import/eksport, prisfastsættelse, brugsplan, m.m  et bestyrelsesanliggende og i konsekvens heraf kan disse forhold kun behandles, når de er optaget på dagsordenen. For at sikre en ensartet behandling af medlemmerne behandles alle forhold vedr. køb og salg af sæd i henhold til foreningens ”sædmanual”.

§ 2. MØDEPROCEDURE

Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. Møderne afholdes normalt på foreningens adresse, men formanden kan dog beslutte at henlægge bestyrelsesmødet til et andet sted. Bestyrelsesmøder kan i særlige tilfælde, og hvis der er enighed herom, afholdes telefonisk. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, hvis mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger på bestyrelsesmøder skal afgøres med mindst 2/3 stemmeflertal. Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til drøftelse af habilitet.

§ 3. FORHANDLINGSPROTOKOL

Formanden er ansvarlig for, at der føres en beslutningsprotokol over bestyrelsens beslutninger.

Af protokollen skal fremgå:

Tid og sted for mødet.

Hvem der har deltaget i mødet.

Dagsorden.

Enhver mindretalstilkendegivelse skal refereres såfremt det ønskes.

Referenten skal hurtigst muligt efter mødet tilsende hele bestyrelsen et udskrift af protokollen.

Hvis nogle i bestyrelsen har rettelser eller tilføjelser til beslutningsprotokollen, skal dette meddeles referent og den øvrige bestyrelse straks efter modtagelsen af protokollen.

Protokol godkendes og underskrives på det efterfølgende bestyrelsesmøde.

Medlemmer af bestyrelsen, der ikke har deltaget i et møde, skal efterfølgende anføre i protokollen, at de har gjort sig bekendt med indholdet.

 

§ 4. BESTYRELSENS OPGAVER

Bestyrelsen forestår sammen med sekretæren ledelsen af foreningens  anliggender og skal sørge for en forsvarlig organisering af foreningens aktiviteter. Bestyrelsen fastlægger de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for sekretariatet, og fører tilsyn med, at sekretærens ledelse af foreningen foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed. Bestyrelsen behandler og træffer afgørelser i alle sager, der efter foreningens forhold er af usædvanlig art eller størrelse. Bestyrelsen kan uddelegere ansvaret for konkrete opgaver til diverse udvalg. I de tilfælde, hvor der er også er meddelt disse udvalg ansvaret for den eksterne kommunikation i forbindelse med opgavens løsning, er det afgørende for et tillidsfuldt samarbejde at øvrige bestyrelsesmedlemmer respekterer denne arbejdsdeling   Bestyrelsen har pligt til at drage omsorg for at såvel forretningsorden som sædmanual evt. tilrettes så disse er i overensstemmelse med tidens trend og krav.

§ 5. ÅRSREGNSKAB

Bestyrelsen er ansvarlig for, at der udarbejdes et budget for det kommende års aktiviteter. Årsregnskab udarbejdes og underskrives af sekretæren og forelægges derefter revisor til godkendelse. Årsregnskabet med revisors revisionspåtegning behandles herefter af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen bl.a. påser, at regnskabet er i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsen udarbejder hvis nødvendigt en årsberetning, som sammen med årsregnskabet underskrives af bestyrelsesmedlemmerne.

§ 6. TAVSHEDSPLIGT

Alle oplysninger - mundtlige som skriftlige - herunder dokumenter, som et bestyrelsesmedlem modtager, skal behandles fortroligt. Tavshedspligten omfatter ikke blot egentlige forretnings- og driftsforhold, men omfatter alt hvad bestyrelsesmedlemmerne får kendskab til. Undtaget herfra er dog forhold, der efter bestyrelsens beslutning er bestemt til umiddelbar offentliggørelse. Hvert enkelt medlem er ansvarlig for, at det materiale, som vedkommende modtager, ikke kommer uvedkommende eller udenforstående i hænde.

§ 1. afholdelse af bestyrelsesmøder

§ 2. mødeprocedure

§ 3. forhandlingsprotokol

§ 4. bestyrelsens opgaver

§ 5. årsregnskab

§ 6. tavshedspligt

Nærværende forretningsorden ændret og godkendt på bestyrelsesmødet den 31. maj 2005

Formand Jens Jørgensen, Næstformand Vibeke Heuckendorff, Niels H. Nielsen, Ole Gammelby, Jens Peder Bojsen, Mads Due Jessen